Jak zaprojektować recepcję biurową?

Projekt recepcji biurowej zawsze zaczynamy od analizy sposobu funkcjonowania firmy. Nie ma jednego projektu, który sprawdzi się w każdym biurze. To funkcja recepcji ma największy wpływ na jej ostateczny wygląd i wyposażenie.

FAQ – Jak zaprojektować recepcję biurową, co my analizujemy w pierszej kolejności?

czy klienci będą podpisywać dokumenty,
czy będą dokonywać płatności,
czy recepcja będzie odbierać przesyłki,
ilu pracowników będzie pracowało jednocześnie,
jak często pojawiają się goście,
czy recepcjonista powinien widzieć wejście do budynku,
czy potrzebna będzie strefa oczekiwania.

Dopiero na tej podstawie rozpoczynamy projekt rececepcji biurowej dobieramy wielkość i wysokość lady recepcyjnej, jej kształt, układ stanowiska pracy oraz wyposażenie recepcji.

Z naszego doświadczenia najlepiej sprawdzają się recepcje, które już od wejścia są czytelne dla klienta. Gość nie powinien zastanawiać się, gdzie ma podejść ani kogo zapytać o drogę.

👉 Zobacz, jak rozwiązaliśmy to w projekcie w Gliwicach dla firmy Keno

Co powinna zawierać recepcja biurowa?

Recepcja biurowa to nie tylko reprezentacyjne miejsce powitania klientów. Projekt recepcji biurowej ma nacelu przede wszystkim stworzenie stanowiska pracy, które powinno być wygodne i dobrze zorganizowane.

W praktyce inwestorzy bardzo często skupiają się wyłącznie na wyglądzie lady recepcyjnej, zapominając o codziennych potrzebach osoby, która będzie tam pracowała.

Z naszego doświadczenia dobrze zaprojektowana recepcja powinna zawierać:

✔ stanowisko komputerowe,

✔ miejsce na drukarkę (nadal bardzo często jest potrzebna),niszczarkę dokumentów

✔ miejsce na zapas papieru i materiały biurowe,

✔ zamykane szafki na dokumenty zawierające dane klientów,

✔ kontenerek lub szafkę podręczną, miejsce na torebkę i rzeczy osobiste pracownika,

✔ szafę na okrycie wierzchnie,

✔ odpowiednią liczbę gniazd elektrycznych, miejsce na okablowanie,

✔ kosz na śmieci.

Prawda jest taka, że aby recepcja wyglądała estetycznie, Projekt recepcji biurowej pownienien zawierać zaprojektować odpowiednią ilość miejsca do przechowywania. To właśnie ono pozwala ukryć codzienny bałagan, którego nie widać później na zdjęciach realizacji.

👉 Zobacz, jak rozwiązaliśmy to w naszym projekcie w Jawczycach

Jakie wymiary powinna mieć lada recepcyjna?

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, jednak z naszego doświadczenia najlepiej sprawdzają się lady recepcyjne o dwóch wysokościach. Takie rozwiązanie stosujemy zarówno w małych, jak i dużych recepcjach.

Najczęściej projektowane przez nas wymiary lady recepcyjnej to :

wysokość części dla klienta: 110–120 cm,
wysokość blatu roboczego: 70–80 cm,
minimalna szerokość stanowiska dla jednego pracownika: 120 cm,
głębokość blatu roboczego: 60–90 cm,
głębokość nadstawki: 25–30 cm.

Projektując ladę recepcyjną zwracamy uwagę nie tylko na jej wymiary, ale również na wygodę codziennej pracy. Wyższa część lady recepcyjnej pozwala ukryć monitor, dokumenty oraz wszystko to, czego klient nie powinien widzieć. Dodatkowo zabezpiecza dane znajdujące się na biurku przed wzrokiem osób odwiedzających.

Niższa część lady recepcyjnej jest wygodna podczas podpisywania dokumentów, odbierania przesyłek oraz rozmowy z klientem.

Projektując ladę recepcyjną do biura, zwracamy również uwagę na jej boki. Z naszego doświadczenia recepcja wygląda znacznie bardziej estetycznie, gdy z żadnej strony nie widać kabli, drukarki, kosza na śmieci czy pozostawionych rzeczy osobistych pracownika oraz jego nóg.

👉 Zobacz film z realizacji naszgo projektu w Gliwicach

Czy recepcja zawsze potrzebuje poczekalni?

Nie zawsze. Wszystko zależy od charakteru działalności oraz sposobu obsługi klientów.

Jeżeli goście regularnie czekają na spotkania, zdecydowanie warto zaprojektować wygodną strefę oczekiwania.

Z naszego doświadczenia najlepiej sprawdzają się:

pojedyncze fotele zamiast dużych kanap,
niewielki stolik,
gniazda elektryczne i porty USB,
miejsce do odłożenia laptopa lub dokumentów.

Jeżeli przy recepcji odbywają się krótkie spotkania lub podpisywanie dokumentów, często projektujemy dodatkowy stolik z dwoma fotelami.

Jeżeli decydujemy się na stworzenie poczekalni, warto pomyśleć również o niewielkim stanowisku z wodą, ekspresem do kawy lub herbatą. Nie musi być to rozbudowany aneks – często wystarczy niewielka zabudowa z ekspresem, wodą oraz miejscem na filiżanki i szklanki. To prosty detal, który znacząco poprawia komfort odwiedzających i buduje pozytywne pierwsze wrażenie.

Dbamy również o prywatność. Strefę oczekiwania staramy się projektować w taki sposób, aby osoby siedzące nie słyszały rozmów prowadzonych przy recepcji.

W gabinetach medycznych i stomatologicznych często projektujemy także indywidualne szafki na rzeczy pacjentów. Takie rozwiązanie sprawdza się znacznie lepiej niż zabieranie kurtek do gabinetów.

👉 Zobacz zdjęcia z realizacji projekt gabinetu stomatologicznego

Logo firmy w recepcji – gdzie najlepiej je umieścić?

Logo firmy w recepcji jest jednym z pierwszych elementów, które widzą osoby wchodzące do biura. Dobrze zaprojektowana recepcja może podkreślać identyfikację wizualną firmy, ale nie zawsze oznacza to konieczność zastosowania dużego logo.

Najczęściej projektujemy logo firmy w recepcji na ścianie za ladą recepcyjną lub bezpośrednio na jej froncie. Są to miejsca, które od razu przyciągają wzrok osób wchodzących do biura i wzmacniają identyfikację wizualną firmy.

Z naszego doświadczenia większość inwestorów decyduje się na wyraźnie wyeksponowane logo w recepcji.

Zdarzają się jednak również klienci, którzy mówią: „Przecież każdy, kto tutaj przychodzi, wie już, gdzie jest.”

W takich przypadkach nie eksponujemy dużego logo. Zamiast tego budujemy charakter wnętrza materiałami, kolorystyką, oświetleniem oraz detalami nawiązującymi do identyfikacji wizualnej firmy.

Z naszego doświadczenia nie istnieje jedno właściwe miejsce na logo firmy w recepcji. W jednych projektach staje się ono głównym elementem całego wnętrza, w innych pozostaje jedynie subtelnym detalem. Wszystko zależy od charakteru marki, identyfikacji wizualnej oraz efektu, jaki inwestor chce osiągnąć.

Jak zaprojektować funkcjonalną recepcję?

Najlepsza recepcja to taka, która nie wymaga instrukcji obsługi.

Już po wejściu do budynku klient powinien wiedzieć:

gdzie znajduje się recepcja,
gdzie może usiąść,
gdzie znajdują się toalety,
którędy przejść do sali spotkań.

Dlatego w naszych projektach często wyraźnie wydzielamy strefę recepcji za pomocą podłogi, sufitu, materiałów wykończeniowych lub oświetlenia.

Jeżeli recepcja znajduje się głębiej w budynku, projektujemy również czytelny system oznakowania prowadzący klientów do właściwego miejsca.

Czy recepcja zawsze potrzebuje pracownika?

Nie. Coraz więcej firm decyduje się na częściowo lub całkowicie samoobsługową recepcję.

W takich przypadkach stosujemy:

kioski lub ekrany dotykowe do rejestracji gości,
systemy powiadamiania pracowników,
elektroniczne systemy wejścia,
bardzo czytelne oznakowanie budynku.

Warunkiem jest jednak dobrze zaprojektowana strefa wejściowa. Jeżeli odwiedzający od razu wie, gdzie ma się udać i co zrobić, obecność recepcjonisty nie zawsze jest konieczna.